معلومات

أفضل الممارسات لكتابة الأعمال

أفضل الممارسات لكتابة الأعمال

الكتابة التجارية هي أداة اتصال احترافية (تُعرف أيضًا باسم التواصل التجاري أو الكتابة الاحترافية) تستخدمها الشركات والكيانات المهنية الأخرى للتواصل مع جمهور داخلي أو خارجي. تعد المذكرات والتقارير والمقترحات ورسائل البريد الإلكتروني ومجموعة متنوعة من المواد المكتوبة الأخرى المتعلقة بالأعمال كلها أشكالًا لكتابة الأعمال.

نصائح للكتابة التجارية الفعالة

الغرض من كتابة الأعمال هو أحد المعاملات. بطبيعة الحال ، يرتبط محتوى كتابة الأعمال بكيان تجاري ولكنه يرتبط أيضًا بمعاملة محددة وهادفة بين الكاتب وجمهوره. وفقًا لـ Brant W. Knapp ، مؤلف كتاب "دليل مدير المشروع لاجتياز امتحان إدارة المشروع ، "يمكن فهم أفضل كتابة الأعمال" بوضوح عند قراءتها بسرعة. يجب أن تكون الرسالة جيدة التخطيط وبسيطة وواضحة ومباشرة ".

حقائق سريعة: الأهداف الأساسية لكتابة الأعمال

  • لنقل المعلومات: أشكال الاتصالات التجارية ، مثل تقارير البحوث أو مذكرات السياسة ، مكتوبة لنشر المعرفة.
  • يسلم الأخبار: تستخدم الكتابة الاحترافية غالبًا لمشاركة الأحداث والإنجازات الحديثة مع كل من الجماهير الداخلية والخارجية.
  • دعوة للعمل: يستخدم مهنيو الأعمال الكتابة في محاولة للتأثير على الآخرين لأسباب عديدة من بيع البضائع إلى تمرير الهيئة التشريعية.
  • يفسر أو يبرر العمل: يسمح التواصل المهني لكيان تجاري بشرح معتقداته أو لتبرير تصرفاته.

تشكل النصائح التالية ، المقتبسة من قواميس Oxford Living Dictionaries ، أساسًا جيدًا لأفضل ممارسات كتابة الأعمال.

  • ضع نقاطك الرئيسية أولاً. حدد بالضبط سبب كتابتك للمراسلات مقدمًا. استثناء واحد لهذه القاعدة هو رسائل المبيعات. يُعد تذكير المستلم بالاجتماع السابق أو الاتصال المشترك الذي تشاركه طريقة مقبولة للافتتاح حيث قد يؤثر على المستلم ليكون أكثر قابلية للتوافق مع أهدافك المقصودة.
  • استخدام الكلمات اليومية. استخدام كلمات مثل "حول" بدلاً من "يهم" ، و "توقع" بدلاً من "توقع" ، و "جزء" بدلاً من "مكون" سيجعل كتابتك أقل تعقيدًا.
  • اعرف جمهورك. لا تملأ كتاباتك بالكثير من المصطلحات الفنية ، إلا إذا كانت موجهة إلى جمهور محدد في الصناعة. (يمكن إرفاق التفاصيل بشكل منفصل.) اضبط نغمتك لتناسب القارئ المقصود. على سبيل المثال ، سيكون لخطاب الشكوى لهجة مختلفة تمامًا عن خطاب الإحالة. أخيرًا ، يجب أن يكون هذا دون أن يقال - لا تستخدم أبدًا لغة مهينة أو متحيزة جنسياً ، والعمل بنشاط على إزالة اللغة المتحيزة جنسانياً من أي شكل من أشكال التواصل التجاري.
  • استخدم الانقباضات إذا أمكن. شهدت الكتابة التجارية تحولًا من أسلوب رسمي إلى أسلوب يمكن الوصول إليه بشكل أكبر ، لذا فإن استخدام كلمة "نحن" لا "نحن" ، و "ليس لدينا" لدينا هو السبيل للذهاب. رغم ذلك ، أنت لا تفعل ذلك دائما يجب أن تستخدم انكماش. هناك قاعدة جيدة تتمثل في أنه إذا حدث انكماش في تحسين تدفق الجملة ، فاستخدمه ؛ إذا كانت الجملة أكثر إقناعًا بدونها ، فاستخدم كلمتين.
  • استخدم الأفعال النشطة بدلاً من الأفعال السلبية. الأفعال النشطة تتيح للقارئ أن يفهم بسرعة ويفهم بشكل كامل. على سبيل المثال ، "تم تنفيذ القرار بتعليق الإنتاج" ، يترك تفسير من الذي اتخذ القرار الذي يطلق عليه إنهاء العمل مفتوحًا. من ناحية أخرى ، فإن معنى "لقد قررنا تعليق الإنتاج" واضح.
  • اكتب ضيق. مرة أخرى ، باستخدام المثال أعلاه ، فإن اختيار كلمة "قرر" بدلاً من "اتخاذ القرار" يجعل القراءة أسهل للجمهور.
  • لا تكن عبدا للقواعد في كل موقف. مرة أخرى ، هذه هي حالة معرفة جمهورك. إذا كان هدفك هو جعل محادثة الكتابة الخاصة بك ، فمن الجيد إنهاء جملة مع حرف الجر بين الحين والآخر ، وخاصةً لتحسين التدفق وتجنب البناء المحرج. ومع ذلك ، على الرغم من أن العديد من الشركات لديها أدلة أسلوب خاصة بها في المنزل ، إلا أنه يجب مراعاة القواعد الأساسية للأسلوب والقواعد حتى تصبح الكتابة الخاصة بك محترفة. يمكن أن تعود الكتابة البطيئة أو اختيارات الكلمات الرديئة أو الموقف غير المألوف بشكل مفرط إلى التماس.
  • حافظ على اختيارات الخط بسيطة. التزم بنمط لطيف ونظيف مثل Helvetica أو Times New Roman وحد من عدد الخطوط التي تستخدمها في المراسلات. هدفك هو شيء مقروء وسهل القراءة.
  • لا تبالغ في استخدام الصور. وفقا لمصادر في الكتابة الفنية والتجارية، "يجب ألا تشكل عروض الرسومات أكثر من 10 إلى 25 في المائة من كتابة الأعمال." تصبح الرسومات كثيرة جدًا مربكة وغالبًا ما تنتقص من الرسالة التي تريد نقلها. ستنجز بعض الرسومات القوية القوية في وضع جيد للحصول على وجهة نظرك من شيء يبدو وكأنه محاولة سيئة لسكرابوكينغ.

شاهد الفيديو: Best Practices for Writing Good Project Requirement Statements (أغسطس 2020).